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¿Cómo ahorrar tiempo con un Cuadrante de Trabajo?
La organización en una empresa es algo de vital importancia en todos los departamentos, una correcta organización nos permitirá exprimir al máximo nuestras virtudes, ahorrando tiempo que podremos invertir en otras tareas. Una buena organización no significa que un negocio vaya a ir bien sí o sí, pero sí que nos facilitará mucho todos los procesos.
Una empresa es como una máquina en la que todos los engranajes tienen que estar organizados y trabajando de manera conjunta para que funcione todo el sistema. Una mala organización hace que el sistema no funcione como debería , lo que nos supondría problemas que debemos solucionar, haciéndonos perder tiempo.
Podemos decir que los trabajadores de una empresa son estos engranajes, deben estar organizados para que el sistema funcione a la perfección. Pero la teoría siempre es más fácil que la práctica, y no siempre resulta sencillo conseguir una buena organización de los turnos de trabajos.
Por eso desde Centro de Desarrollo Digital Europeo ponemos a tu disposición este post para que aprendas a realizar correctos cuadrantes de turnos de trabajo.
¿Cómo hacer un cuadrante de trabajo?
Nuestro principal objetivo a la hora de crear un cuadrante de trabajo es conseguir que el número adecuado de empleados se encuentren en el momento preciso en su puesto correspondiente. Pero el problema es que los trabajadores son personas humanas, es decir, no son estáticas, no son máquinas, por lo que atienden también a variables personales, como puede ser tomarse un día libre, no poder asistir por enfermedades, o vacaciones.
Por lo que la coordinación de todos estos factores puede volverse una ardua tarea, sobre todo si la empresa cuenta con un gran número de trabajadores. Por eso es tan recomendable hacer un cuadrante de trabajo organizado.
Podemos encontrar multitud de opciones para crear nuestros cuadrantes de turnos de trabajo: podemos crear nuestra propia plantilla a través de Excel, de manera gratuita y sencilla. También podemos encontrar en internet cantidad de plantillas, tanto para Excel como para otros softwares de creación de cuadrantes de trabajo.
Excel cuenta con una gran cantidad de funciones que permitirán automatizar las tareas del cuadrante de trabajo de forma gratuita, por lo que es una de las mejores opciones a coste 0.
¿Te gustaría que tu empresa ahorrase tiempo con un cuadrante de turnos automático?
Rellena este formulario y al completarlo te enviaremos una plantilla Excel.
Para crear un buen cuadrante de turnos de trabajo, debemos tener en cuenta estos datos que afectarán a la organización del mismo.
Debemos conocer las horas correspondientes de jornada de cada empleado, así como los descansos interjornales y respetar los días de descanso que le corresponden a cada trabajador.
Un buen cuadrante de trabajo tiene que tener la posibilidad de filtrado y búsqueda dentro de la base de datos, lo que nos permitirá ahorrar tiempo a la hora de realizar una búsqueda sencilla, que nos dará la respuesta en apenas unos segundos.
También es recomendable añadir datos como la disponibilidad horaria, o solicitudes de cambio de turno entre compañeros, hay que tener en cuenta que cuantas más facilidades tengamos, mejor nos coordinaremos y seremos más eficientes.
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¿Cómo debe ser un cuadrante de turnos de trabajo óptimo?
Un correcto cuadrante de trabajo debe mostrar de forma clara los horarios de todos los empleados, junto con algunas funciones que faciliten la planificación de los turnos de trabajo por parte del responsable.
También destacamos la importancia de las fórmulas de Excel, si valoras utilizar este software, ya que te permitirá automatizar los cálculos y ahorrar una importante cantidad de tiempo.
Vemos muy recomendable que se pueda acceder a los cuadrantes desde cualquier dispositivo, ya sea a través de Excel o de otros programas, el hecho de poder acceder a ellos desde nuestro dispositivo móvil o cualquier lugar en el que nos encontremos es muy positivo y nos aprovecharemos de sus beneficios.
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