¿Cómo la Digitalización de Documentos puede disparar la Eficiencia?

La Digitalización de Documentos es el proceso por el cual convertimos la información en papel a digital para obtener beneficios que no solo nos evitarán de problemas legales, si no que permiten a la empresa trabajar a una velocidad mucho más productiva.

[Actualización 2020] * Antes de comenzar con el post, te comento un detalle que te puede interesar si eres una PyMe española.

El Centro de Desarrollo Digital Europeo está asesorando a empresas europeas y de latinoamérica de forma gratuita para la implementación de su software para este 2020.

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E n cada empresa contamos con multitud de documentos importantes que debemos tener controlados y ordenados, esto suponía necesitar un gran archivo, con armarios y carpetas disponibles para cuando sea necesario consultar dichas informaciones. Al tener nuestros documentos en soporte digital los dispondremos en discos duros, que nos permitirá tener gran cantidad de información en un espacio reducido, pudiendo contener varios Tb de memoria en un tamaño menor que un libro; ¿Muy positivo poder guardar todo lo que antes ocupaba varios armarios y carpetas, en un simple aparato que cabría en un cajón, no crees?

  ¿Es aconsejable digitalizar documentos?

Es más que aconsejable tener todos nuestros archivos de manera digitalizada, ¿Por qué? Desde Centro de Desarrollo Digital Europeo sostenemos que el simple hecho de ahorrar tal cantidad de espacio es un motivo más que suficiente para que lleves a cabo el proceso de digitalización de los archivos de tu empresa y tenerlo integrado con tu software ERP, pero aquí ponemos a tu disposición otra serie de ventajas para que tengas en cuenta.

 

 

Ventajas de la digitalización de documentos

• Fácil acceso y clasificación de nuestros documentos, pudiendo acceder hasta desde nuestros dispositivos móviles.

• Mejor conservación de la información , evitando el desgaste de los archivos originales o su posible destrucción por motivos ambientales como incendios, robos...

• Mayor seguridad , ya que de manera tecnológica podemos establecer claves de acceso o restricciones a visitantes indeseados.

• Posibilidad de consulta inmediata .

• Ahorro en costes y contribución al medio ambiente , por la gran cantidad de papel que seremos capaces de ahorrar.

• Y por supuesto, mayor productividad , porque cuanto menos tiempo perdamos en buscar los archivos que necesitemos, más podremos centrarnos en las diferentes tareas.

Pasos para digitalizar todos los documentos

1. Primero necesitamos  reunir toda la información que queramos procesar, además de ordenarla de una manera eficiente y sencilla que nos permita ahorrar tiempo cuando necesitemos buscar en un futuro.
   
   

2. Realizar el  escaneado total de documentos, es decir, convertir los documentos físicos en formato digital.
   
   

3. Organización y gestión de los archivos resultantes para un orden óptimo que facilite las búsquedas posteriores.
   
   

4. Crear una copia de seguridad de la documentación digitalizada resultante. Esto es muy importante ya que sirve para no perder la información en caso de pérdida o deterioro del archivo digital.

5. En la mayoría de los casos, algunas empresas deciden destruir de forma segura la información en formato papel, aunque pueden haber archivos que sea conveniente mantener en formato papel debido a su importancia.