Para tener éxito con la organización de su empresa no solo basta adquirir el mejor ERP, ni siquiera porque sea uno de los ERP más usados. Es necesario hacer una excelente implantación ERP para no bloquear ningún proceso de la empresa, tener pérdida de datos o problemas y errores en los informes de contabilidad.

Un ERP involucra todos (o casi todos) los departamentos de una empresa, de allí nace la importación de una implantación ERP que permita organizar a la empresa, llevar a cabo eficaz y eficientemente todo los procesos industriales y comerciales, y lograr sus objetivos principales.

La implantación ERP consiste en instalar, configurar, poner a disposición del personal y comenzar a manejar el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que se ha elegido en función de los requerimientos de la empresa en la que se utilizará.

Antes de contratar ningún proveedor de ERP, es importante que conozcas los 5 pasos clave para una correcta implantación ERP que nos evite el fracaso:

1- Conocer las características y necesidades de la empresa.

Para empezar con la implantación ERP, primero hay que ocuparse de conocer y establecer las necesidades que tiene la empresa para tener este tipo de programas. Es aquí dónde deberemos plantearnos si de verdad necesitamos implantar un software ERP en nuestra empresa.

En este post os explicamos los 4 puntos a considerar para saber si tu empresa de verdad necesita un ERP.

Tome en cuenta el tamaño de su empresa, qué tipo de negocio desarrolla, la capacidad de su personal, los departamentos que la integran, las normas legales que debe cumplir y las mejoras que quiere hacer con la ayuda de un ERP. En algunas situaciones, preguntar a los empleados de la empresa para analizar como se organizan.

Con la información obtenida se podrá elegir el ERP más adecuado a la empresa. Recuerde que los ERP pueden ser de ‘on premise´ o ´cloud´:

• Un ERP on premise, inhouse o dedicado es aquel que se instala en las instalaciones de la empresa e implica un servidor local. Su licencia es comprada para comenzar con su uso y, posteriormente, debe pagarse al proveedor por su mantenimiento y soporte. Permite un control total de la base de datos, pero implica incurrir en coste de mantener un servidor y personal de sistemas que mantenga y actualice el sistema operativo, firewall, etc. Este tipo de ERP tenía sentido cuando la GDPR no existía, y el proveedor podía quedarse con los datos de la empresa sin implicaciones legales. Esto ya no es posible gracias a la GDPR, que garantiza al cliente la propiedad de los datos.

• Un ERP cloud, en la nube o SaaS (software como servicio) permite hacer uso del sistema sin incurrir en costes fijos iniciales muy grandes. El servicio es pagado mensualmente de acuerdo a los recursos utilizados y precisa necesariamente hacer un pago inicial. No requiere instalación. Puede optar por nube privada, pública o híbrida. Al estar la información contenida y respaldada en la nube, los ataques locales a la empresa no le afectarían. Los ajustes al ERP son más fáciles de realizar y permite escalar los recursos del sistema más fácil.

Seguidamente, se debe evaluar al proveedor del ERP. Asegúrese de que sea confiable, brinde buen soporte y los costos de su servicio sean de acuerdo a las posibilidades de la empresa.

Con nuestra experiencia, nosotros recomendamos el proveedor de Software ERP de Accon.

2- Planificación de la implantación ERP.

Para hacer la implantación ERP es imprescindible hacer un proyecto o planificación. Algunas empresas olvidan este paso, pero es el más importante para evitar el fracaso. Deben fijarse las fases y los objetivos medibles para evaluar y completar la implantación ERP.

Es importante no confiar en un proveedor que no propone Fases ni Objetivos claros. Puede ser de las peores decisiones para la empresa lanzarse en este tipo de proyectos sin un plan claro.

También es necesario involucrar al personal interno de la empresa e indicarles sus responsabilidades. Es necesario al menos una persona que esté pendiente del proyecto. Además, si la implantación ERP implica a varios departamentos de la empresa, es recomendable que el encargado de la empresa esté presente en las reuniones, o al menos deje constancia de sus necesidades. 

La implantación ERP no es una tarea aislada de los informáticos de la empresa. Este sistema afecta a todos los demás departamentos y si el resto no presta la atención y colaboración necesaria, la implantación ERP podría será lenta y accidentada.

3- Diseño y configuración del ERP

Es hora de delinear las funcionalidades del ERP. Se deberá realizar una consultoría dónde se recogen todas las necesidades y requisitos del proyecto.

En base a estas necesidades y requerimientos, se configuran los módulos, aplicaciones y habilidades del ERP. La correcta configuración del ERP podrá garantizar actualizaciones y ajustes en el futuro facilita el mantenimiento de este. 

Es este paso se inicia la estrecha relación del proveedor y su personal especializado, con el jefe de proyecto  y el encargado de la informática de la empresa. Estos últimos son el enlace para la adquisición e implantación correcta del ERP. Es posible, que algunos proyectos requieran de varios días de consultoría, y que estos se repartan a lo largo de diferentes meses durante las fases del proyecto.

4- Desarrollo y pruebas del ERP

Una vez instalado, se procede con el uso del ERP para verificar su funcionamiento. En este punto surge la necesidad de hacer ajustes, por ello es indispensable esta fase de pruebas , ideal para evaluar los errores y solucionarlos. Estos errores pueden ser diagnosticados por el proveedor o por los usuarios.

Algunos proveedores ofrecen la posibilidad de arrancar con un entorno de pruebas mientras se está desarrollando el Software. De esta manera, a la vez que se desarrolla, podéis ir probando las funcionalidades y aprendiendo a usar el programa. Se estima que esta metodología de trabajo puede reducir el tiempo de puesta en marcha de los proyectos de 3 a 6 meses.

5- Capacitación del personal, liberación y seguimiento del ERP

Por último, es este paso dónde muchos proveedores de Software pueden atascar el flujo de negocio de la empresa. Es importantísimo que tras arrancar con el programa, tengas a un equipo de soporte por detrás que garantice que vas a cumplir los objetivos de tu empresa.

Al personal de la empresa se debe instruir para manejar y dar el adecuado uso al ERP. Una implantación ERP no habrá acabado hasta que la formación de los usuarios se haya realizado , por quienes conozcan los detalles del ERP: el proveedor y los consultores de la empresa.  La formación permite que sus usuarios finales se familiaricen con el ERP mediante el software de prueba.

Es importante que todo el personal se involucre con el tema de la implantación del ERP, ya que una mala ejecución del ERP por parte de un departamento, puede afectar el funcionamiento de otro. Lo que se pretende evitar es el fracaso del ERP.

En este punto es posible conseguirse con otros ajustes que deben ser realizados.

Superadas las eventualidades, el líder puede dar luz verde a la implantación, por lo que el ERP empieza a funcionar en la totalidad de la empresa. Un seguimiento de su funcionamiento es importante y necesario, hecho de la mano del personal especializado del proveedor.

La implantación ERP no resulta una tarea titánica si se planifica e involucra a todo el personal, aspectos fundamentales para evitar el fracaso. No obstante, una implantación ERP puede tardar semanas, meses y hasta años, dependerá del ERP elegido (si es cloud el tiempo suele ser menor) y del tiempo dispuesto para la planificación. Es más ventajoso invertir el tiempo suficiente en la planificación y no dejarle todo el trabajo al proveedor, que confiarse en los resultados y maravillas de la publicidad de un ERP.